Registre UBO : à compléter chaque année pour le 31 août

Registre UBO : à compléter chaque année pour le 31 août

Rappel :

  1. UBO : de quoi s’agit-il ?

UBO signifie « Ultimate Beneficial Owner ». En français : registre des bénéficiaires effectifs.

Toute ASBL doit remplir ce registre !

Cette obligation découle de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces.

Si la société a été inscrite au registre UBO avant le 11 octobre 2020, le registre doit être complété avec les documents nécessaires qui confirment l’exactitude des informations inscrites. Le document doit démontrer que les informations fournies sont adéquates, exactes et à jour.

Pour garantir que les informations contenues dans le registre UBO sont toujours à jour, elles DOIVENT être confirmées chaque année.

En cas de non-respect (dans les temps) de ces formalités, une amende de 250 à 50.000 euros est possible.

  1. Qui est concerné ?

Les sociétés, les A(I)SBL et fondations et les trusts et autres entités juridiques similaires aux trusts.

  1. De quels bénéficiaires parle-t-on ?

Pour les a(i)sbl et fondations, sont considérés comme bénéficiaire effectifs :

  • Les administrateurs ;
  • Les personnes qui sont habilitées à représenter l’association ;
  • Les personnes chargées de la gestion journalière de l’A(I)SBL ou de la fondation ;
  • Les fondateurs d’une fondation ;
  • Les personnes physiques ou, lorsque ces personnes n’ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes physiques dans l’intérêt principal desquelles l’A(I)SBL ou la fondation a été constituée ou opère ;
  • Toute autre personne physique exerçant par d’autres moyens le contrôle en dernier ressort sur l’A(I)SBL ou la fondation.
  1. Comment se préparer avant de constituer son registre ?

Vous assurer de :

  • disposer d’un représentant légal ou d’un mandataire disposant d’une carte E-ID qui peut remplir les informations via la plateforme en ligne MyMinFin, au nom de votre ASBL ;
  • avoir identifié à laquelle des catégories détaillées au point 3 ci-dessus votre bénéficiaire effectif appartient ;
  • disposer d’informations précises et détaillées sur les bénéficiaires effectifs de votre ASBL et de toute entité juridique par l’intermédiaire desquelles vos bénéficiaires effectifs passent pour contrôler votre organisation ;
  • disposer de documents probants établissant que l’information dont vous disposez est adéquate, exacte et actuelle ;
  • avoir mis en place des procédures au sein de votre ASBL afin que toute modification des informations sur vos bénéficiaires effectifs soit communiquée au registre UBO dans le mois.

Infos supplémentaires :

Vous avez fait ou vous devez procéder à votre enregistrement UBO ?

  1. Vous l’avez fait AVANT le 11 octobre 2020 : vous avez l’obligation de fournir tout document qui prouve que les informations enregistrées à l’UBO sont adéquates, exactes et actuelles (exemples : les statuts, une publication au moniteur). Vous avez désormais jusqu’au 31 août 2021 (et non le 30 avril 2021) au plus tard pour le faire.
  2. Vous l’avez fait APRES le 11 octobre 2020 : vous devez fournir ces documents à l’enregistrement.

Ces documents devront être téléchargés.

  1. L’application

Aller sur le portail MyMinfin ou MyMinfinPro, onglet Applications ou sur le site Internet www.finances.belgium.be (onglet E-services, Registre UBO) : Registre UBO | Compliance | SPF Finances (belgium.be). Choisissez ensuite votre moyen d’authentification et suivez les instructions à l’écran.

  1. Manuel d’utilisation

https://finances.belgium.be/sites/default/files/UBO-Manuel%20d%27utilisation-Representant%20legal_0.pdf

  1. Besoin d’aide ?

Maison Pour Associations

Route de Mons, 80
6030 Marchienne-au-Pont
071/53.91.53

Conseillère juridique : melodie@mpa80.be

Baromètre sur la gouvernance des A(I)SBL : mal armées en cas de conflits d’intérêts

Baromètre sur la gouvernance des A(I)SBL : mal armées en cas de conflits d’intérêts

Les associations sans but lucratif (ASBL) respectent globalement les règles de gouvernance en Belgique, mais éprouvent des difficultés à honorer toutes leurs obligations et à tirer toute la substance de leurs assemblées et réunions. C’est une des conclusions qu’on peut tirer du premier Baromètre sur la gouvernance des A(I)SBL publié l’UCLouvain, la fédération des employeurs bruxellois BECI, la plateforme de gestion digitale Spreds, le bureau de conseil juridique EY Law et SOCIALware (l’ASBL qui aide les associations à s’équiper en technologie) et qu’évoque le journal L’Echo.

Entre autres difficultés, les responsables des ASBL jugent compliquées la mise à jour du registre UBO (qui recense les bénéficiaires effectifs des associations et entreprises), les procédures de nominations/révocations d’administrateurs et les publications en cas de changement de statuts. La moitié des 95 ASBL interrogées font d’ailleurs appel à un conseiller externe pour les aider à régler ces formalités.

Plus inquiétant, seuls deux tiers des ASBL disent respecter la procédure prévue par le Code des sociétés en cas de conflit d’intérêts potentiel. Le risque d’abus est donc relativement élevé. “Il n’est toutefois pas sûr que tous connaissent bien les règles en la matière, nuance Charles-Albert de Radzitzky, CEO de Spreds. Le concept de conflit d’intérêts reste d’ailleurs assez mal compris: il faut qu’il y ait un intérêt patrimonial opposé à celui de l’association.” Et au sein du tiers défaillant, il en est beaucoup qui déclarent “ne pas savoir” si cette règle est bien respectée.

Autre souci, la présence et le taux de participation aussi bien aux assemblées générales qu’aux réunions des organes d’administration (équivalents du conseil d’administration). 50 % des répondants relèvent des problèmes de disponibilité aux AG et 34 % y regrettent l’absence d’un débat interactif ; ces taux sont de 43 et 32 % pour les réunions de l’organe d’administration. Le danger est dès lors que ces deux instances ne soient que de simples chambres d’entérinement, ce qui ne rime pas avec compétence et bonne gouvernance. “On observe toutefois une participation un peu plus élevée aux assemblées organisées de manière digitale“, note Charles-Albert de Radzitzky.

De même, les ASBL éprouvent des difficultés à attirer des personnes aux compétences riches et variées dans leur organe d’administration. Un problème sans doute lié au fait qu’en général, ces mandats ne donnent lieu à aucune rémunération.