La crise du Covid a entraîné de nombreux bouleversements, notamment la nécessité d’échanger à distance. L’organisation de la vie des ASBL a, comme tout le reste, été impactée par les mesures sanitaires, compliquant la tenue des assemblées générales (AG) et des conseils d’administration (CA) durant les confinements. Pour cette raison, un arrêté royal adopté durant la crise permettait aux associations de reporter leurs AG ou d’organiser celles-ci par voie électronique sans pour autant qu’une disposition statutaire ne prévoie cette possibilité. Cet arrêté royal n’avait cependant qu’une durée d’application limitée dans le temps.
AG
Fort de cette expérience, le législateur a compris la nécessité de prévoir plus de flexibilité pour l’organisation des assemblées. Heureusement, de nouvelles mesures intégrées dans le Code des sociétés et des associations simplifient et modernisent la tenue des assemblées, cette fois-ci de manière définitive.
Ces mesures sont de trois ordres.
Les assemblées générales peuvent désormais se tenir à distance sur décision de l’organe d’administration sans que cette possibilité ne soit prévue statutairement. Pour ce faire, l’association doit mettre à la disposition de ses membres un moyen de communication électronique tel que les fameuses plateformes Skype, Teams, Zoom… rendues indispensables pendant la pandémie.
Certaines conditions doivent également être remplies pour recourir à ces outils. Tout d’abord, la convocation à l’AG doit décrire de manière claire et précise la procédure à suivre pour participer à distance. Si l’ASBL possède un site internet, la procédure doit être rendue accessible aux membres sur celui-ci.
Le moyen de communication utilisé doit, quant à lui, permettre de contrôler la qualité et l’identité du membre participant à distance. Ce dernier doit pouvoir prendre connaissance de manière directe, simultanée et continue des discussions au sein de l’assemblée, participer aux délibérations et poser des questions s’il le souhaite avant de, surtout, exercer son droit de vote.
Le procès-verbal doit mentionner les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé l’assemblée.
Enfin, les membres du bureau désigné afin de superviser le bon déroulement de l’assemblée doivent être physiquement présents et ne peuvent donc pas participer par voie électronique. Ces derniers assument la responsabilité de la validité de la composition de l’assemblée.
CA
A l’inverse des AG, aucune nouvelle mesure n’est entrée en vigueur concernant la tenue des CA par visioconférence. Nous sommes cependant d’avis que cette option est possible si elle est expressément autorisée et encadrée statutairement.
Il est également désormais possible de prendre certaines décisions par écrit à l’unanimité des voix des membres, sans mention statutaire spécifique. Ceci est possible pour toutes les décisions qui relèvent des pouvoirs de l’assemblée générale à l’exception de la modification des statuts.
Pour les CA, des décisions peuvent également être prises à l’unanimité par écrit à l’exception des décisions pour lesquelles les statuts excluent cette possibilité.
Enfin, il est également possible pour les membres de voter par voie électronique avant l’assemblée générale. Contrairement à la mesure précédente, celle-ci doit, quant à elle, être prévue et détaillée par les statuts de l’ASBL. Il est notamment nécessaire de prévoir des garanties permettant de vérifier la capacité et l’identité des membres.
Concernant les CA, les mêmes réflexions que celles exposées concernant la visioconférence sont de mise.
Dans la mesure où beaucoup d’ASBL n’ont pas encore mis leurs statuts en conformité avec le nouveau Code des sociétés et des associations, c’est l’occasion de faire « d’une pierre deux coups ». Vous disposez encore d’un délai jusqu’au 1er janvier 2024. Ne tardez donc pas ! Pour rappel, il est impératif d’actualiser d’abord les statuts de son ASBL avant de poursuivre toute activité économique.
Source : Le Soir
Conseil d’administration
Vous devez avant tout vérifier ce que prévoient vos statuts.
Le Code des Sociétés et Associations (CSA) précise que le CA est un organe collégial. La collégialité implique donc que les points de vue de chacun soient échangés et débattus.
Vous devez donc utiliser des outils qui garantissent cette collégialité comme les vidéoconférences par exemple.
Le CSA prévoit aussi que les décisions du conseil d’administration peuvent être prises par décision unanime de tous les administrateurs, exprimée par écrit, à l’exception des décisions pour lesquelles les statuts excluent cette possibilité.
Donc, si vos statuts ne l’interdisent pas, vous pouvez prendre certaines décisions par écrit qui peut prendre la forme d’échanges de mails. Attention les décisions doivent être unanimes !
Vous devrez veiller :
- À ce que TOUS les administrateurs reçoivent les échanges écrits et puissent réagir ou à ce que TOUS les administrateurs puissent participer à la vidéoconférence
- A ce que les décisions soient unanimes pour l’écrit ou que le processus décisionnel (voir vos statuts) soit respecté en vidéoconférence
- A acter le mode de décision et les décisions prises dans un procès-verbal auquel vous joindrez tous les échanges écrits si vous avez opté pour l’écrit
Assemblée générale
Le conseil d’administration peut prévoir la possibilité pour les membres de participer à distance à l’assemblée générale grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par l’ASBL. Pour ce qui concerne le respect des conditions de quorum et de majorité, les membres qui participent de cette manière à l’assemblée générale sont réputés présents à l’endroit où se tient l’assemblée générale.
Pour l’application de l’alinéa 1er, l’ASBL doit être en mesure de contrôler, par le moyen de communication électronique utilisé, la qualité et l’identité du membre visé à l’alinéa 1er. Des conditions supplémentaires peuvent être imposées pour l’utilisation du moyen de communication électronique, avec pour seul objectif la garantie de la sécurité du moyen de communication électronique.
Pour l’application de l’alinéa 1er, et sans préjudice de toute restriction imposée par ou en vertu de la loi, le moyen de communication électronique doit au moins permettre aux membres visés à l’alinéa 1er de prendre connaissance, de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l’assemblée et d’exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l’assemblée est appelée à se prononcer. Le moyen de communication électronique doit en outre permettre aux membres visés à l’alinéa 1er de participer aux délibérations et de poser des questions.
La convocation à l’assemblée générale contient une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance. Lorsque l’ASBL dispose d’un site internet, ces procédures sont rendues accessibles sur le site internet de l’association à ceux qui ont le droit de participer à l’assemblée générale.
Le procès-verbal de l’assemblée générale mentionne les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à l’assemblée générale ou au vote.
Les membres du bureau de l’assemblée générale ne peuvent pas participer à l’assemblée générale par voie électronique. Bien que le bureau de l’AG ne soit pas un organe prévu expressément pour les asbl par le CSA, cette disposition ne doit pas être interprétée strictement. Il faut considérer cette disposition comme s’appliquant à toutes les asbl pour les personnes apparentées à un bureau de l’AG c’est-à-dire celles qui animent et organisent l’AG au sein d’une asbl — typiquement la présidence, le secrétariat, la personne déléguée à la gestion journalière, etc.
Les personnes qui exercent de fait les fonctions d’un bureau d’AG au sein d’une asbl doivent être présentes physiquement pour la tenue d’une AG à distance, même si l’organe n’est pas prévu statutairement.
Concrètement, cela signifie que les personnes qui organisent l’AG (souvent la présidence, la vice-présidence, le secrétariat, la personne en charge de la trésorerie, le délégué à la gestion journalière) devront être présentes à l’endroit physique où se tient la réunion pour y participer. Il faudra donc prévoir un système informatique leur permettant de participer à la visioconférence depuis cet endroit.
Les statuts peuvent autoriser tout membre à voter à distance avant l’assemblée générale sous forme électronique, selon les modalités qu’ils déterminent.
Lorsque l’ASBL autorise le vote à distance avant l’assemblée générale sous forme électronique, elle doit être en mesure de contrôler la qualité et l’identité du membre, de la manière définie par les statuts ou en vertu de ceux-ci.
Le moyen de communication électronique doit en outre permettre aux membres visés à l’alinéa 1er de participer aux délibérations et de poser des questions, à moins que le conseil d’administration ne motive dans la convocation à l’assemblée générale la raison pour laquelle l’ASBL ne dispose pas d’un tel moyen de communication électronique.
Les membres peuvent, à l’unanimité et par écrit, prendre toutes les décisions qui relèvent des pouvoirs de l’assemblée générale, à l’exception de la modification des statuts. Dans ce cas, les formalités de convocation ne doivent pas être accomplies. Les membres du conseil d’administration et, le cas échéant, le commissaire, peuvent, à leur demande, prendre connaissance de ces décisions.
Ces dispositions s’appliquent jusqu’au 30 juin 2021.
